견적서란? 언제 발행하나
견적서 양식은 계약 전에 "이 일을 얼마에 해드리겠다"는 금액과 조건을 문서로 제시하는 서식입니다. 법적 의무 서류는 아니지만, 견적서 없이 구두로 금액을 오가면 나중에 범위·금액 분쟁이 생겼을 때 근거가 없습니다. 거래 관행상 계약 전 금액 제시 → 견적서, 납품 후 증빙 → 거래명세서, 대금 요청 → 청구서 순서로 쓰입니다.
견적서를 발행하는 대표적인 시점은 이렇습니다. 고객이 가격 문의를 해왔을 때, 프로젝트 범위가 확정되어 공식 금액을 제시할 때, 비교 견적(입찰)에 참여할 때, 그리고 계약서를 쓰기 전 조건 합의의 기준 문서가 필요할 때입니다. 위 양식으로 작성하면 부가세 계산 실수 없이 30초 안에 완성됩니다.
견적서 작성법 5단계
- 공급자·공급받는자 확인 — 공급자는 견적을 내는 쪽(나), 공급받는자는 받는 쪽(고객)입니다. 상호는 사업자등록증 기준으로 씁니다.
- 품목을 쪼개서 쓰기 — "홈페이지 제작 300만 원" 한 줄보다 "기획 / 디자인 / 개발"로 나누면 협상 시 항목 단위로 조정할 수 있어 유리합니다.
- 부가세 처리 명시 — 견적 분쟁의 1순위가 "부가세 포함이었냐"입니다. 별도인지 포함인지 반드시 문서에 표기하세요. 위 양식은 선택만 하면 자동 표기·계산됩니다.
- 조건 및 비고 기재 — 유효기간, 지급 조건(선금·잔금), 범위 외 작업 시 추가 비용, 무상 수정 횟수 같은 조건이 실제 분쟁을 막아줍니다.
- 파일로 전달 — 수정 가능한 파일보다 PDF로 보내는 것이 원칙입니다. 고객사가 내부 품의용으로 요청하면 엑셀·워드 버전을 함께 보냅니다.
견적서 필수 기재 항목
| 항목 | 내용 | 비고 |
|---|---|---|
| 견적일자 | 견적서 발행 날짜 | 유효기간 계산 기준 |
| 공급자 정보 | 상호, 대표자, 사업자번호, 연락처 | 사업자등록증 기준 |
| 공급받는자 | 고객 상호(성명) | 담당자명 기재 권장 |
| 품목·내역 | 제공할 상품/서비스의 구분과 상세 | 쪼갤수록 유리 |
| 금액 | 공급가액·부가세·합계 | 부가세 처리 방식 명시 |
| 조건 및 비고 | 유효기간, 지급조건, 추가비용 조건 | 분쟁 예방 핵심 |
부가세 포함 vs 별도, 뭐가 다른가
같은 "100만 원"이어도 부가세 처리에 따라 실제 받는 돈이 달라집니다. 부가세 별도는 100만 원에 10%를 얹어 총 110만 원을 청구하는 방식이고, 부가세 포함은 110만 원이 아니라 100만 원 안에 부가세가 들어 있다고 보는 방식입니다.
| 방식 | 공급가액 | 부가세 | 총 청구액 |
|---|---|---|---|
| 부가세 별도 | 1,000,000원 | 100,000원 | 1,100,000원 |
| 부가세 포함(100만 원 기준) | 909,091원 | 90,909원 | 1,000,000원 |
| 면세 사업자 | 1,000,000원 | 0원 | 1,000,000원 |
즉 "포함"으로 견적을 내면 실수령 공급가액이 약 9.1% 줄어듭니다. 위 양식의 부가세 토글(별도·포함·면세)을 선택하면 이 계산이 자동으로 반영됩니다. 면세는 면세 사업자(학원, 병의원 일부, 농수산물 등)에만 해당합니다.
견적서·거래명세서·청구서, 어떤 순서로 쓰나
세 서식은 거래의 시간 순서를 따라갑니다. 거래 전에 금액을 제시하는 것이 견적서, 납품·공급 후 "무엇을 얼마나 공급했다"를 증빙하는 것이 거래명세서 양식, 대금을 달라고 공식 요청하는 것이 청구서 양식입니다. 현금 거래 후 수취 사실을 증명하는 영수증 양식까지 포함하면 소규모 거래의 문서 흐름이 완성됩니다.
실무에서는 견적서에 적힌 품목·금액이 거래명세서와 청구서에 그대로 이어지는 것이 원칙입니다. 금액이 중간에 달라지면 반드시 수정 견적서를 다시 발행해 기준을 남기세요.